Πώς το Sette αυτοματοποίησε το ρεσεψιόν με Hotelio AI

Το πρώτο ξενοδοχείο που λειτουργεί πλήρως με Hotelio AI — ένα boutique κατάλυμα 14 δωματίων στην Ελλάδα.

Το ξενοδοχείο

Το Sette Suites & Rooms είναι ένα boutique κατάλυμα 14 δωματίων στην Ελλάδα. Λειτουργεί με μικρή ομάδα, εξυπηρετεί κυρίως Έλληνες, και αντιμετωπίζει τις τυπικές προκλήσεις κάθε μικρού ξενοδοχείου: περιορισμένο προσωπικό, εποχικές αιχμές, και η ανάγκη να παρέχει εμπειρία μεγάλου ξενοδοχείου με πόρους μικρής επιχείρησης.

Το Sette είναι το πρώτο ξενοδοχείο που λειτουργεί πλήρως με Hotelio AI — και ο λόγος που η πλατφόρμα χτίστηκε εξαρχής.

Η πρόκληση

Πριν το Hotelio AI, η καθημερινή λειτουργία του Sette βασιζόταν σε μια σειρά αποσπασματικών εργαλείων:

• Τηλέφωνο: Οι κλήσεις απαντιούνταν μόνο κατά τις ώρες λειτουργίας της ρεσεψιόν. Εκτός ωραρίου, IVR που έλεγε τις ώρες λειτουργίας.
• Κρατήσεις: Ξεχωριστά panels για Booking.com, Airbnb, Webhotelier — χωρίς ενοποιημένη εικόνα.
• Housekeeping: Συντονισμός μέσω group chat και χειρόγραφων λιστών.
• Κριτικές: Χειροκίνητος έλεγχος σε κάθε πλατφόρμα ξεχωριστά.
• Επικοινωνία πελατών: Email με χειροκίνητες απαντήσεις και τηλεφωνικές κλήσεις, μόνο όταν κάποιος ήταν διαθέσιμος.

Κάθε ένα από αυτά λειτουργούσε, αλλά τίποτα δεν συνδεόταν. Ο χρόνος χανόταν σε εναλλαγή μεταξύ εργαλείων, σε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις, και σε πράγματα που ξεχνιόντουσαν.

Η λύση

Το Hotelio AI ενεργοποιήθηκε στο Sette ως ολοκληρωμένη πλατφόρμα. Τα βασικά modules που τρέχουν σήμερα:

AI VOIP Receptionist

Το τηλέφωνο του ξενοδοχείου απαντιέται τώρα 24/7. Ο AI Receptionist υποστηρίζει 32 γλώσσες, χειρίζεται ερωτήσεις διαθεσιμότητας, δίνει πληροφορίες, και μεταφέρει στο προσωπικό μόνο όταν χρειάζεται. Κλήσεις που πριν χάνονταν μετά τις 11 το βράδυ, τώρα απαντιούνται.

WhatsApp AI Receptionist

Οι πελάτες λαμβάνουν αυτόματες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις — ώρες check-in, οδηγίες πρόσβασης, παροχές δωματίων — χωρίς να περιμένουν κάποιον να δει το μήνυμα.

Καθαριότητα AI

Αυτόματη ανάθεση εργασιών καθαρισμού στο checkout. Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο ανά δωμάτιο και όροφο. Δεν χρειάζεται λίστα σε χαρτί, φόρμες, τηλέφωνα, μηνύματα κτλ.

Κριτικές AI

Παρακολούθηση κριτικών σε Google, Booking.com και άλλες πλατφόρμες από ένα σημείο. AI-assisted απαντήσεις που διατηρούν ομοιόμορφο tone.

BMS Integration

IoT αισθητήρες παρακολουθούν θερμοκρασία, υγρασία και ενεργειακή κατανάλωση. Το ξενοδοχείο βλέπει τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο στο dashboard.

Τι άλλαξε

Το Sette λειτουργεί τώρα από ένα ενιαίο dashboard. Αντί να ελέγχει 5-6 διαφορετικά εργαλεία, η ομάδα βλέπει τα πάντα σε μία οθόνη: εισερχόμενες κλήσεις, μηνύματα πελατών, κατάσταση δωματίων, κριτικές, ενέργεια.

Τα πράγματα που ξέφευγαν — μια κλήση που δεν απαντήθηκε, μια κριτική που δεν είδε κανείς, ένα δωμάτιο που δεν ελέγχθηκε — τώρα καταγράφονται και δρομολογούνται αυτόματα.

Γιατί είναι σημαντικό

Το Sette δεν είναι ένα μεγάλο resort με τμήμα IT. Είναι ένα τυπικό ελληνικό boutique κατάλυμα, με τις τυπικές προκλήσεις. Αν η τεχνολογία δουλεύει εδώ, δουλεύει παντού.

Το Hotelio AI χτίστηκε μέσα σε αυτό ακριβώς το ξενοδοχείο. Κάθε feature δοκιμάστηκε στην καθημερινή πραγματικότητα — όχι σε εργαστηριακές συνθήκες. Αυτό σημαίνει ότι η πλατφόρμα αντιμετωπίζει πραγματικά προβλήματα, όχι υποθετικά σενάρια.

Hotelio AI — Χτισμένο μέσα σε πραγματικό ξενοδοχείο.